Wissenschaft im Dialog

Teilnahmebedingungen für das Forum Wissenschaftskommunikation vom 15. bis 17. November 2023 in Bielefeld:

1. Für die Teilnahme am Forum Wissenschaftskommunikation wird eine Tagungsgebühr erhoben:

445,- €/ermäßigt 195,- € (für die Teilnahme an allen drei Veranstaltungstagen)
385,-€ / ermäßigt 175,-€ (für die Teilnahme an zwei Veranstaltungstagen)
245,- €/ermäßigt 120,- € (für die Teilnahme an einem Veranstaltungstag)

Auf die Tagungsgebühr wird keine Mehrwertsteuer erhoben.

Den ermäßigten Preis zahlen Studierende sowie Praktikant*innen, die bei der Anmeldung umgehend, innerhalb von 7 Tagen, eine Kopie des Studierendenausweises/der Praktikumsbescheinigung einreichen (per E-Mail an anmeldung-forum-wk@w-i-d.de), der/die auch zum Zeitpunkt der Veranstaltung noch gültig ist. Sollte innerhalb von 7 Tagen nach Anmeldung keine Bescheinigung vorgelegt werden, werden wir die Differenz zur vollen Tagungsgebühr nachberechnen.

Referent*innen sowie Moderator*innen zahlen für die Teilnahme inkl. Catering die ermäßigte Tagungsgebühr (195,- €/3 Tage, 175,- €/2Tage, 120,- €/1 Tag) und erhalten rechtzeitig einen Anmeldelink mit persönlichem Login für die Registrierung zum ermäßigten Preis.

Für Reise- und Hotelkosten müssen die Teilnehmenden, Referent*innen und Moderator*innen selbst aufkommen, diese Kosten werden nicht von Wissenschaft im Dialog übernommen. 

2. Die Anmeldung zur Veranstaltung erfolgt in drei Schritten:

   a)    Sie melden sich online über das Anmeldeformular an.
   b)    Sie erhalten eine E-Mail, die Folgendes umfasst:

• Die Bestätigung, dass Ihre Anmeldung für das Forum Wissenschaftskommunikation bei Wissenschaft im Dialog eingegangen ist und Sie für die Tagung angemeldet sind.
• Die Rechnung über die zu zahlende Tagungsgebühr.
  Die Tagungsgebühr muss innerhalb von zwei Wochen nach Erhalt der Rechnung an Wissenschaft im Dialog überwiesen werden. Beachten Sie bitte, dass evtl. anfallende Auslandsgebühren selbst zu tragen sind.
  Sollte innerhalb von zwei Wochen nach Rechnungsstellung keine Überweisung bei Wissenschaft im Dialog eingegangen sein, erhalten Sie eine Zahlungserinnerung mit einer neuen Zahlungsfrist. Sollten Sie trotz Zahlungserinnerung und Mahnung den Unkostenbeitrag nicht zur festgesetzten Frist gezahlt haben, sehen wir uns gezwungen, Mahngebühren in Rechnung zu stellen. Bitte beachten Sie hierzu auch die untenstehenden Stornierungsbedingungen und -gebühren. Ihre Anmeldung gilt erst dann als storniert, wenn Sie von Wissenschaft im Dialog eine schriftliche Mitteilung über die Stornierung erhalten haben.

   c)    Nach Eingang Ihrer Überweisung erhalten Sie per E-Mail eine Zahlungsbestätigung. 

3. Vor Ort können keine nachträglichen Anmeldungen akzeptiert werden.

4. Tagungsgebühren können nicht vor Ort gezahlt werden.

5. Stornierungsbedingungen:

• Die Teilnahme kann bis einschließlich 30. September 2023 kostenfrei storniert werden. Ab dem 1. Oktober 2023 beträgt die Stornogebühr 50 %. Teilnehmende, die erst am 28. Oktober 2023 oder später stornieren, zahlen die volle Tagungsgebühr. 
• Die Stornierung muss schriftlich eingereicht werden. Die Stornierung ist an anmeldung-forum-wk@w-i-d.de zu richten. Es reicht für eine Absage nicht aus, lediglich die Tagungsgebühr nicht zu überweisen.
• Sollten Sie trotz Zahlungserinnerung sowie Mahnungen die Tagungsgebühr nicht bis zur festgesetzten Frist bezahlt haben, kann eine Stornierung durch Wissenschaft im Dialog erfolgen. Es gelten dabei die oben genannten Stornierungsfristen sowie Stornierungsgebühren. Über die Stornierung Ihrer Anmeldung werden Sie per E-Mail informiert.

6. Veranstaltungsausfall oder Verschiebung

Wissenschaft im Dialog ist berechtigt, die Veranstaltung ohne Begründung abzusagen. In diesem Fall wird den Teilnehmenden die gezahlte Tagungsgebühr in voller Höhe erstattet. Weitere Schadenserstattungen werden nicht bewilligt. Wissenschaft im Dialog behält sich das Recht vor, die Veranstaltung und das Veranstaltungsprogramm in dem Rahmen zu ändern, dass der wesentliche Charakter der Veranstaltung beibehalten bleibt.

7. Veranstaltungsapp LineUpr und Veröffentlichung auf der Teilnehmendenliste

Im Rahmen des Forum Wissenschaftskommunikation 2023 wird die Veranstaltunsapp LineUpr (LineUpr GmbH, Glacisstraße 20 b, 01099 Dresden) als digitale Version einer Tagungsmappe genutzt. In der App werden das aktuelle Tagungsprogramm, die individuelle Programmauswahl, die Teilnehmendenliste sowie die praktischen Informationen zur Tagung vor Ort allen angemeldeten Teilnehmenden zur Verfügung gestellt. Dafür wird Ihre E-Mail-Adresse sowie Vor- und Nachname in der Veranstaltungsapp Lineupr hinterlegt. Dies stellt sicher, dass Sie Ihr individuelles Tagungsprogramm in der App erhalten. In der Veranstaltungsapp können die Teilnehmenden die Vor- und Nachnamen der anderen Teilnehmenden einsehen und ihnen Textnachrichten schreiben. Wissenschaft im Dialog hat keinen Zugang zu gesendeten Textnachrichten. Mit gegenseitigem Einverständnis können Teilnehmende weiterhin ihre Mailadressen untereinander austauschen (Funktion „Vernetzen“). Darüber hinaus steht es den Teilnehmenden frei, ein Profilbild hochzuladen, einen Untertitel und/oder einen Beschreibungstext anzugeben. Profilbild, Untertitel und Beschreibungstext sind ausschließlich für angemeldete Teilnehmende und Wissenschaft im Dialog sichtbar.

Mit der Anmeldung zum Forum Wissenschaftskommunikation 2023 erklären Sie sich damit  einverstanden, dass Ihre Daten durch die LineUpr GmbH verarbeitet werden. Mit LineUpr wurde ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung geschlossen. Die Datenschutzbestimmungen sind abrufbar unter Lineupr. 

Sofern Sie mit der Anmeldung zum Forum Wissenschaftskommunikation 2023 der Veröffentlichung Ihrer Daten (Titel, Name, Vorname, Institution, Twitterhandle, Mastodon Nutzername) zugestimmt haben, werden diese Daten in der Teilnehmendenliste veröffentlicht, die allen Teilnehmenden des Forum Wissenschaftskommunikation in der Veranstaltungsapp zur Verfügung gestellt wird. Die Einwilligung zur Veröffentlichung auf der Teilnehmendenliste kann bis zum 25. Oktober 2023 widerrufen werden. Die Teilnehmendenliste wird bis zu zwei Wochen nach der Veranstaltung auf der Veranstaltungsapp abrufbar sein. 

8. Bild-, Video- und Tonaufnahmen

Mit der Teilnahme am Forum Wissenschaftskommunikation 2023 erklären Sie sich damit einverstanden, dass Bild-, Video- und Tonaufnahmen von Ihnen während der Veranstaltung gemacht werden. Die Aufnahmen erfolgen für dokumentations- und für nichtkommerzielle publizistische Zwecke des Projekts. Das beinhaltet die Verwendung in Druckerzeugnissen (Flyer, Poster, Broschüren) und Onlineveröffentlichungen (www.wissenschaft-im-dialog.de, Newsletter, Facebook, Twitter, Mastodon, Instagram, LinkedIn, YouTube und Pageflow). Die Einwilligung beinhaltet auch das Recht zur Bearbeitung, z. B. durch Grafikprogramme, und Verwendung der bearbeiteten Aufnahmen im oben genehmigten Umfang, sofern die Bearbeitung nicht entstellend ist. 

Diese Einwilligung kann jederzeit schriftlich per E-Mail an anmeldung-forum-wk@w-i-d.de widerrufen werden. Alternativ können Sie uns auch gerne vor Ort ansprechen, wenn Sie keine Aufnahmen wünschen. Eine Nichtzustimmung zu Aufnahmen hat keinen Einfluss auf Ihre Anmeldung oder die Teilnahme an der Veranstaltung. 

Entsprechende Daten werden bei Widerruf unverzüglich aus den oben genannten Internetangeboten gelöscht. Bei Druckwerken ist die Einwilligung nicht mehr widerruflich, sobald der Druckauftrag erteilt ist. 

Bei einer Veröffentlichung im Internet können die personenbezogenen Daten (einschließlich Fotos) jederzeit und zeitlich unbegrenzt weltweit abgerufen und gespeichert werden. Die Daten können damit etwa auch über sogenannte Suchmaschinen aufgefunden werden. Dabei kann nicht ausgeschlossen werden, dass andere Personen oder Unternehmen die Daten mit weiteren im Internet verfügbaren personenbezogenen Daten verknüpfen und damit ein Persönlichkeitsprofil erstellen, die Daten verändern oder zu anderen Zwecken verwenden.

Zudem verpflichtet sich der/die Teilnehmende, keine audiovisuellen Mitschnitte von der Konferenz zu erstellen.

Ansprechpartner*innen für die Anmeldung:

Susanne Freimann & Melanie Herrmann
Teilnehmendenanmeldung
+49 30 2062295-10
anmeldung-forum-wk@w-i-d.de   

Christopher Gripp
Projektmanagement
+49 30 2062295-22
christopher.gripp@w-i-d.de 

Hella Grenzebach
Projektleitung
+49 30 2062295-45
hella.grenzebach@w-i-d.de

english

Conditions of participation for Forum Wissenschaftskommunikation from 15 to 17 November 2023 in Bielefeld.

1. For participation in the event, we will charge the following conference fees:

445,- €/reduced 195,- € (for participating in all three days of the event)
385,- €/reduced 175,- € (for participating in two days of the event)
245,- €/reduced 120,- € (for participating in one day of the event)

There is no value-added tax on the conference fee.

Eligible for the reduced price are students and interns who, within 7 days after registration, provide a copy of their student card/internship confirmation, which must be still valid on the date of the event (via email to anmeldung-forum-wk@w-i-d.de). If no document is provided within 7 days after registration, you will be charged the regular participation fee.

Speakers and moderators are eligible for the reduced conference fees covering participation and catering (195,- €/3 days, 175,- €/2 days or 120,- €/1 day). We will send you a link with personal login details that will enable reduced registration.

Participants, speakers and moderators pay for their own travel and accommodation – these costs will not be reimbursed by the organisers.

2. There are three steps required to register for the event:

  a)  You register through the online form.
  b)  You receive an email containing the following:

• Confirmation of your registration.
• Invoice for the conference fee. Please transfer the conference fee to Wissenschaft im Dialog within two weeks. Please note that you are responsible for any fees and charges for international bank transfers.
  If Wissenschaft im Dialog does not receive your payment within 14 days, we will remind you of the outstanding invoice and provide a new payment period. If we do not receive payment within this period, we reserve the right to invoice a reminder charge. If we do not receive the conference fee after the second reminder, we reserve the right to cancel your registration. Please see the conditions and fees for cancellation below. If your registration is cancelled, you will be informed via email.

c)  We confirm the receipt of your payment via email. 

3. We do not accept late registrations at the conference.

4. The conference fee cannot be paid at the conference.

5. Terms of cancellation:

• Your registration can be cancelled free of charge until 30 September 2023. From 1 October 2023, the cancellation fee is 50 %.
  Participants cancelling on or after 27 October 2023 have to pay the full conference fee.
• The cancellation must be in written form. You may send it via email to anmeldung-forum-wk@w-i-d.de.
• If you have to cancel your participation in the event it is not sufficient not to transfer the conference fee. You have to cancel your registration via email.
• If we do not receive payment within the given period despite reminding you of pending payment (first reminder) and invoicing the reminder charge (second reminder), your registration may be cancelled by Wissenschaft im Dialog. You will be informed about the cancellation via email.

6. Cancellation or change of the event

The event organisers are authorised to cancel the event without giving reasons. In this case, the paid conference fee will be refunded to the participants. Further compensation will not be provided. The organiser reserves the right to change the event or the programme in a way that still maintains the basic character of the event.

7. Event app LineUpr and publication of attendance list 

At Forum Wissenschaftskommunikation 2023, the event app LineUpr (LineUpr GmbH, Glacisstraße 20 b, 01099 Dresden) will be used as a digital version of the conference folder. In the app, each registered participant will find information on the up-to-date conference program, their individual program selections, the attendance list as well as practical information on the conference. For this purpose, your email address as well as name and surname will be stored in the event app, thus making sure that your individual conference program will be made available. 

In the event app, participants can view the first and last names of other participants and send them text messages. Wissenschaft im Dialog does not have access to sent text messages. With mutual consent, participants can also exchange their email addresses with each other ("networking" function). In addition, participants are free to upload a profile picture, provide a subtitle and/or a description text. Profile picture, subtitle and description text are only visible to registered participants and Wissenschaft im Dialog.

By registering for Forum Wissenschaftskommunikation 2023, you agree to your data being processed by LineUpr GmbH, with which Wissenschaft im Dialog has signed a data processing agreement. The privacy policy is available at LineUpr. 

If you agreed to your contact details (title, surname, name, institution, Twitter handle and Mastodon account) being published in the attendance list upon registration, this data will be published in the attendance list, which will be visible for all participants of Forum Wissenschaftskommunikation. The consent may be revoked until 25 Oktober 2023. The attendance list will be available on the event app until two weeks after the event.

8. Image, video and sound recording

By participating in Forum Wissenschaftskommunikation 2023, you agree to image, video and sound recordings being made of you during the event. The recordings are made for documentary and non-commercial journalistic purposes of the project. This includes the use in print products (flyers, posters, brochures) and online publications (www.wissenschaft-im-dialog.de, newsletter, Facebook, Twitter, Mastodon, Instagram, LinkedIn, YouTube and Pageflow). Furthermore, you agree to the editing of the visual and sound materials (e.g., using graphics software programs) and the use of the edited materials within the aforementioned scope, provided that the editing does not result in disfigurement.. 

This consent can be revoked at any time in writing by email to anmeldung-forum-wk@w-i-d.de . You can also get in touch with us on site during the event to revoke the consent. Revoking the consent does not have any consequences for your registration or participation in the event.

Upon revocation, corresponding data will be deleted immediately from the above-mentioned internet publications. In the case of printed products, consent can no longer be revoked once the print order has been placed.
When published online, personal data (including photos) is indefinitely retrievable and storable worldwide. The data is also searchable through search engines. Thereby it can not be ruled out that other persons or companies link this data to other available personal data to create a personality profile, alter the data or use it for other purposes.
In addition, the participant agrees to not make any audio-visual recordings of the conference.

Contact persons for registration:

Susanne Freimann & Melanie Herrmann
Registration
+49 30 2062295-10
anmeldung-forum-wk@w-i-d.de

Christopher Gripp
Project Manager
+49 30 2062295-22
christopher.gripp@w-i-d.de

Hella Grenzebach
Project Lead
+49 30 2062295-45
hella.grenzebach@w-i-d.de